ANALISIS LAYANAN IT PADA PT. POS INDONESIA

1. Service Strategy

Dalam melaksanakan pelayanan pos di Indonesia, Pos Indonesia membagi wilayah negara Indonesia sebelas daerah atau divisi regional dalam pengoperasiannya. Pembagian divisi-divisi tersebut mencakup semua provinsi yang ada di Indonesia. Setiap divisi meliputi satu atau beberapa provinsi yang menjadi bagian dari divisi tersebut. Divisi-divisi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Regional I Pusat Medan (meliputi Provinsi Aceh dan Sumatera Utara)

2. Regional II Pusat Padang (meliputi Provinsi Riau, Kepulauan Riau, dan Sumatera Barat)

3. Regional III Pusat Palembang (meliputi Provinsi Bengkulu, Jambi, Lampung, Sumatera Selatan, dan Kepulauan Bangka Belitung)

4. Regional IV Pusat Jakarta (meliputi provinsi D. K. I. Jakarta, Banten, dan sebagian Jawa Barat)

5. Regional V Pusat Bandung (meliputi sebagian Provinsi Jawa Barat)

6. Regional VI Pusat Semarang (meliputi Provinsi Jawa Tengah dan D. I. Yogyakarta)

7. Regional VII Pusat Surabaya (meliputi Provinsi Jawa Timur)

8. Regional VIII Pusat Denpasar (meliputi Provinsi Bali, Nusa Tenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur)

9. Regional IX Pusat Banjarbaru (meliputi Provinsi Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kalimantan Tengah, Kalimantan Utara dan Kalimantan Selatan)

10.Regional X Pusat Makassar (meliputi Provinsi Gorontalo, Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Sulawesi Barat, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Selatan, Maluku dan Maluku Utara)

11. Regional XI Pusat Jayapura (meliputi Provinsi Papua Barat, dan Papua).

Ekspansi wilayah pelayanan Pos Indonesia tidak hanya meliputi wilayah Indonesia saja, tetapi juga sudah meliputi dunia internasional. Pelayanan dalam skala internasional ini memungkinkan Pos Indonesia untuk melaksanakan salah satu tujuannya untuk bisa go international. Ekspansi wilayah pelayanan Pos Indonesia ini dilakukan dengan menjalin kerja sama dengan badan-badan usaha di negara lain yang berskala internasional, seperti Western Union.

Andil Pos Indonesia dalam melayani pelanggannya, baik di skala nasional ataupun internasional, tidak terbatas hanya dalam dunia perposan, tetapi juga dalam dunia keuangan. Fasilitas transfer uang melalui Pos Indonesia bisa dinikmati oleh para pelanggannya. Fasilitas pembayaran tagihan listrik, air,

dan telepon pun bisa dinikmati di kantor-kantor Pos Indonesia. Berbagai kemudahan yang ditawarkan dalam pelayanan Pos Indonesia terhadap pelanggannya merupakan suatu strategi yang diambil oleh Pos Indonesia untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya.

2. Service Design

IT Governance mempunyai peran yang mampu untuk menjadi salah satu kunci sukses bagi pihak pimpinan dan kolega perusahaan untuk mengoptimalkan peran TI dalam efektivitas peningkatan aset, capaian kinerja, sasaran, tujuan, misi dan visi. Tidak heran apabila pemerintah Indonesia pun turut menekan perusahaan negara untuk menyelenggarakan ITG. Keseriusan pemerintah ini dibuktikan dengan munculnya berbagai peraturan mengenai penyelenggaraan ITG seperti Inpres No.3 tahun 2003 tentang pemanfaatan teknologi komuni kasi dan informasi serta Permen BUMN Nomor 01/MBU/2011 .

PT Pos Indonesia sebagai salah satu perusahaan milik negara yang bergerak dalam layanan yang memiliki kegiatan bisnis utama, seperti jasa keuangan, mail, logistik dan layanan dukungan lain yang memer lukan teknologi informasi berkomitmen untuk men yelenggarakan ITG. Berdasarkan hasil audit eksternal pada tahun 2012, PT Pos Indonesia baru mencapai level maturity 1,2, masih jauh dari harapan pemerintah yang menargetkan level maturity BUMN sebesar 3. Hal i ni mengindikasikan bahwa belum adanya keselarasan strategi TI dengan bisnis. Oleh karenanya perlu dilakukan perancangan kembali layanan TI penunjang bisnis di perusahaan.

Untuk mencapai tujuan tersebut maka dibutuhkan framework yang cocok dengan kondisi bisnis perusahaan. ITIL versi 2011 merupakan framework yang tepat untuk perusahaan berbasis jasa seperti PT Pos Indonesia yang menerapkan IT Service

PT Pos Indonesia merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara yang bergerak dibidang jasa yang mempunyai kegiatan usaha utama, diantaranya layanan keuangan,mail dan logistik serta layanan pendukung lainnya yang membutuhkan dukungan teknologi informasi. Teknologi informasi memungkinkan sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Tetapi, tidak semua perusahaan berhasil menerapkan TI pada perusahaannya karena tata kelola TI yang kurang baik. Oleh karena itu, diperlukannya suatu tata kelola TI yang efektif yang memerlukan perencanaan strategi, pelaksanaan yang terarah dan pengendalian serta pemantauan yang tepat.

Pada tahun 2010 PT Pos Indonesia berk omitmen menerapkan prinsip Good Corporate Governance (GCG) dan melakukan penilaian tingkat kematangan (maturity assessment) menggunakan framework COBIT 4.1 oleh pihak konsultan eksternal dan mendapatkan nilai 1.2 dari skala 5, yang artinya organisasi tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mengembangkan produk baru, karena perencanaan yang tidak efektif dan proses pengembangan tidak dapat diprediksi dan tidak stabil, serta kinerja bergantung pada kemampuan individual dengan keahlian yang dimilikinya. Maka, framework yang tepat untuk peningkatan nilai kematangan pada PT Pos Indonesia adalah Information Technology Infrastructure Library (ITIL) versi 2011 yang merupakan suatu kerangka kerja yang digunakan untuk menerapkan dan meningkatkan kapabilitas manajemen layanan di PT Pos Indonesia yang juga merupakan perusahaan berbasis pada layanan
Sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin meningkatkan level maturity perusahaan menjadi 3 , maka dilakukannya perancangan menggunakan framework ITIL versi 2011.
Proses yang dirancang pada service design adalah design coordination, service catalogue management, service level management, capacity management dan availability management . Dan o bjek perancangan service design adalah layanan warehouse management system yang merupakan bagian dari layanan utama logistik.

Hasil penelitian mere komendasikan adanya aktivitas saat ini dan yang akan datang yang terdokumentasi dengan baik sesuai dengan template yang diberikan oleh ITIL versi 2011 , dengan prioritas aktifitas di dalam proses DC, SCM, SLM, AM dan CM . Hasil penelitian akan digunakan pada layanan WMS untuk membantu mencapai level 3 ( defined ) BUMN , IT Governance , GCG, ITIL versi 2011, service design , layanan WMS.

3. Service Transtition

PT Pos Indonesia (Persero) dan DHL Express Indonesia memperpanjang kerja sama Express Mail Service (EMS) ke luar negeri yang bertujuan untuk mendukung usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) di Indonesia serta meningkatkan dan memperbaiki akses jaringan global agar lebih efektif dan efiesien.^[3]

PT Pos Indonesia (Persero) meneken perjanjian kerja sama dengan GD Express Carrier Berhard, sebuah perusahaan kurir swasta terbesar nomor dua di Malaysia setelah Pos Malaysia. Kerja sama ini dilakukan untuk menyinergikan kurir swasta terbesar di Malaysia dengan kekuatan jaringan nasional yang dimiliki Pos Indonesia.

Bagi Pos Indonesia, kerja sama ini akan meningkatkan waktu pengiriman di negara tujuan dari sebelumnya H+1 s/d H+5, menjadi maksimal H+2. Keuntungan lainnya, berupa akses pasar yang lebih luas di Malaysia. Sementara itu bagi GD Express Carrier Berhard, kerja sama ini penting dalam membuka akses pasar pengiriman express delivery. Kerja sama dengan Pos Indonesia dinilai sangat strategis bagi GD Express, karena bisa memperluas pasar express delivery ke Indonesia.^[4]

Badan Ekonomi Kreatif (BeKraf) siap menggandeng PT Pos Indonesia, sebagai layanan logistik bisnis e-commerce nantinya. Hal ini masuk dalam roadmap e-commerce yang tengah digodok oleh BeKraf. Revitalisasi PT Pos Indonesia menjadi logistik dapat dimanfaatkan sebagai penunjang pengiriman barang hasil transaksi jual beli on-line yang telah dilakukan.^[5]

PT Pos Indonesia (Persero) menandatangani nota kesepahaman bersama 12 BUMN untuk menjalankan Sistem Logistik Nasional (Silognas) secara kian mulus (seamless logistic). PT Pos berada dalam posisi sebagai fasilitator untuk terbangunnya seamless logistic. Melalui nota kesepahaman ini, ada sejumlah hal yang ingin dicapai. Pertama, sinergi BUMN ini diharapkan dapat menurunkan biaya logistik nasional yang saat ini berada di kisaran 27 persen. Kedua, adalah untuk menghilangkan disparitas harga komoditas antara wilayah urban dan rural. Ketiga, adalah untuk memfasilitasi sebagai proses backbone-nya sistem perdagangan secara elektronik (e-commerce). Keempat, juga merupakan bentuk keinginan untuk pemberdayaan dan memfasilitasi UMKM agar bisa lebih kompetitif.

4. Service Operation

Mempunyai jaringan yang sangat luas hingga 4.800 Kantorpos online. Jumlah titik layanan (Point of Sales) mencapai 58.700 titik dalam bentuk Kantorpos, Agenpos, Mobile Postal Service, dan lain-lain. Pos Indonesia memiliki jaringan yang dedicated, sistem distribusi yang handal, Track and Trace, layanan yang prima, kecepatan, ketepatan, serta harga yang kompetitif. Kantorpos merupakan tempat strategis untuk transaksi penjualan dan atau distribusi barang dan jasa.

Inovasi terus dilakukan oleh Pos Indonesia antara lain pembangunan Postshop yang merupakan pengembangan bisnis ritel yang diimplementasikan untuk merubah image Kantorpos konvensional menjadi Kantorpos modern dengan pola layanan one stop shopping, yaitu Postal Services (jasa ritel) berupa layanan pengiriman surat, paket, jasa keuangan, penjualan Postal items (meterai, prangko, produk filateli dan lain-lain), layanan Online Shopping.

Pos Indonesia juga menyediakan layanan e-commerce, serta layanan lainnya melalui aplikasi myPos dan m-pospay.

5. Continual Service Improvement

Selama kurun waktu lima tahun ke depan, PT Pos Indonesia (Persero) optimistis mampu meraih pendapatan sebesar Rp 80 triliun. Mimpi Perseroan tersebut berkaca dari pendapatan salah satu perusahaan logistik internasional, yakni DHL, yang sudah mencapai Rp 800 triliun per tahun. "DHL pendapatannya Rp 800 triliun lebih, sedangkan Pos baru sekitar Rp 5 sampai Rp 6 triliun, untuk mengejarnya sulit, tetapi paling tidak 10 persennya sekitar Rp 80 triliun mungkin bisa," ujar Direktur Utama Pos Indonesia, Gilarsi Wahyu Setijono kepada wartawan di Jakarta, Rabu (11/5/2016). Meski dirasa tidak masuk akal, namun perseroan berkeyakinan target tersebut akan di capai di tahun 2021. "Kalau ditanya realistis atau tidak jawabannya tentu tidak, tetapi kami meyakinkan diri kami bisa mencapainya," tutur Gilarsi. Untuk mencapai target tersebut, Gilarsi mengatakan, Pos Indonesia akan memperkuat lini bisnis logistik dan menyasar peluang bisnis e-commerce. "Bisnis yang paling potensial digarap oleh Pos yaitu pengiriman paket dan logistik," terang Gilarsi. Menurut Gilarsi, selama ini infrastruktur yang dimiliki oleh Pos Indonesia lebih besar untuk lini bisnis pengiriman surat. Padahal, jika melihat perkembangan zaman yang ada, pengiriman surat sudah ditinggalkan oleh masyarakat. "Sekarang mana ada yang kirim surat, kalau kirim paket iya. Surat sudah tergantikan dengan e-mail dan lain-lain.